Tapahtumatuottajat ovat moniosaajia

Millaista työtä tapahtumatuottajat tekevät?

Tapahtumatuottajat tekevät monipuolista työtä. Tapahtumatuottajilta vaaditaan paljon erilaista osaamista. Kokemusvuosien myötä tapahtumatuottaja on sekä oman tapahtumagenrensä (esim. kulttuuritapahtumat) rautainen ammattilainen että yleisten organisointi- ja tiimin johtamistaitojen osaaja. Tapahtumatuottajat ovat ammattiryhmä, jolta vaaditaan paljon can do -asennetta. Tapahtumatuottajat joutuvat välillä tekemään töitä hektisessäkin ympäristössä. Tapahtumatuottajan ammattitaito mitataan erityisesti tiukoissa tilanteissa.

Miten tapahtumatuottaja voi vaikuttaa ammattitaitoonsa?

Moni tapahtumatuottaja aloittaa alalla ilman koulutusta tapahtumatuotantoon. Pohjakoulutuksesta on kuitenkin usein merkittäviä etuja, mm. suurten kokonaisuuksien hallinta voi olla kouluttautumisen jälkeen huomattavasti helpompaa. Alalle voi kouluttautua työn ohessa esimerkiksi AJK-Jatkokoulutuksen tapahtumatuottajan koulutusohjelmassa. AJK-Jatkokoulutuksen tapahtumatuottajan koulutusohjelma on suunniteltu oman työn ohella tehtäväksi. Opiskelijat ovat sekä tapahtumatuottajia, jotka ovat vasta aloittaneet tapahtumien järjestämiseen ja suunnitteluun liittyviä tehtäviä, alanvaihdosta haaveilevia sekä jo alalla kauan työskennelleitä tapahtumajärjestäjiä.

Hyvät tapahtumatuottajat ottavat trendit huomioon

Tapahtumatuottajan ammatille on myös tärkeää pysyä ajan tasalla trendeistä. Tiedonhakutaidot ovat tärkeitä tapahtumatuottajan ammatissa. Parhaat tapahtumatuottajat tarjoavat asiakkailleen ajan henkeen sopivia kokonaisuuksia, jotka jopa ylittävät asiakkaiden odotukset.

Huomioitavat trendit voivat liittyä tapahtumatuottajan omaan tapahtumagenreen, mutta olla myös laajempia megatrendejä, kuten vastuullisuus. Tapahtumatuottajan on perehdyttävä ratkaisuihin, jotka aidosti vastaavat trendien tuomiin vaatimuksiin.

Tapahtumatuottajilta vaaditaan työssään hyvää ongelmanratkaisukykyä

Tapahtumatuottajan työ on monipuolista ja vaatii usein hyvää ongelmanratkaisukykyä. Esimerkiksi seuraavanlaisia tehtäviä tapahtumatuottajat tyypillisesti suorittavat työssään: Tapahtumatuottaja aikatauluttaa ohjelmia ja laajempia tapahtumakokonaisuuksia. Tapahtumatuottajat varmistavat, että oikeita asioita tapahtuu oikeaan aikaan. Tämä vaatii priorisointikyvykkyyttä.

Tapahtumatuottajat laativat myös budjetteja. Budjetointi on yksi merkittävä työtehtävä tapahtumatuottajalle. On tärkeää hallita budjettia ja löytää tarvittaessa kustannustehokkaita ratkaisuja ilman että palvelujen ja elämysten laatu kärsii.

Myös logistiikan suunnittelu on olennainen osa tapahtumatuottajien työtä. Erityisesti suurissa tapahtumissa logistiikka on osa-alue, joka on suunniteltava erityisen huolella. Tilat, kuljetukset ja tekniikka on varattava ja mitoitettava oikein.

Tapahtumiin liittyy aina jonkin verran riskejä. Riskien toteutumisen todennäköisyys ja riskien määrä riippuu luonnollisesti tapahtuman luonteesta. Tapahtumissa on varauduttava riskeihin ja on oltava laadittuina hyvät suunnitelmat riskienhallintaan ja niiden minimointiin.

Tapahtumatuottajat ovat työssään keskellä erilaisia sidosryhmiä. Hyvät viestintätaidot tulevat tarpeeseen. Tapahtumatuottajat kommunikoivat esimerkiksi asiakkaiden, erilaisten alihankkijoiden ja lähitiiminsä kanssa. Koska varsinkin suureen tapahtumaan liittyy monia eri osa-alueita, tapahtumatuottaja työskentelee useimmiten osana monipuolista ja osaavaa tiimiä.

Hyvät tapahtumatuottajat ovat myös tulevaisuudessa arvokkaita työntekijöitä

Ihmiset kaipaavat kohtaamisia ja tapahtumat tarjoavat niitä. Tapahtumat eivät synny itsestään, vaan tarvitaan tapahtumatuottajia ja -järjestäjiä sekä iso joukko muita ammattilaisia. Taitava tapahtumatuottaja on myös tulevaisuudessa arvokas työntekijä, joka luo ammattitaidolla asiakkaille elämyksiä, vaikuttaa tunteisiin ja luo odotukset ylittäviä, arjesta poikkeavia kokemuksia.

Luovuutta vaativaa ja asiakkaiden toiveisiin räätälöityä tapahtumaa on useimmiten hyvin vaikea järjestää ilman ammattitaitoista tapahtumatuottajaa, henkilöä, joka ottaa vetovastuun tapahtuman onnistumisesta. Vaikka tulevaisuudessa esimerkiksi tekoälyllä voi nopeuttaa joitakin työtehtäviä, kaikkea luovaa suunnittelutyötä ei mitenkään voi ulkoistaa tekoälylle. Tapahtumatuottajat ovat arvokkaita työntekijöitä jatkossakin!

Jotta ammattitaitoisuus säilyy, on tapahtumatuottajien kuitenkin pidettävä huoli siitä, että he ovat tietoisia ja osaavat käyttää uusia teknologisia ratkaisuja avukseen. Teknologian taitava hyödyntäminen auttaa tuottamaan tapahtumia kustannustehokkaasti ja voi tuoda myös aivan uudenlaisia elämyksiä asiakkaille. Luonnollisesti tapahtumagenre ja -ympäristö, sekä asiakkaan toiveet tapahtuman luonteesta vaikuttavat merkittävästi siihen, kuinka paljon teknologiaa ja tekniikkaa hyödynnetään tapahtumassa. Tapahtumatuottajan omassa organisointityössä voi kuitenkin tapahtumasta riippumatta hyödyntää aina digitaalisia työkaluja esimerkiksi tuomaan selkeyttä tehtäväjakoon ja ajanhallintaan. Tapahtumat ja tapahtumatuottajat ovat vahva osa nykyisyyden ja tulevaisuuden elämystaloutta!